Công dân đến giải quyết TTHC tại bộ phận một cửa phường Trần Phú (TP Bắc Giang).

Khắc phục nhiều nhược điểm

Theo Sở Khoa học và Công nghệ (KH&CN) tỉnh, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhằm cụ thể hóa quy trình làm việc, từng bước nâng cao chất lượng hệ thống. Phiên bản mới có thể nhận biết rủi ro và cơ hội; kiểm soát sự thay đổi; bối cảnh tổ chức; hiểu, tương tác với các bên liên quan. Trên cơ sở đó giúp các đơn vị làm nhanh gọn thủ tục hành chính (TTHC).

Tại huyện Việt Yên, năm 2017, UBND huyện hỗ trợ 116 triệu đồng cho thị trấn Bích Động và xã Ninh Sơn xây dựng điểm tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Đến nay, hai địa phương đã khắc phục nhiều hạn chế tại bộ phận một cửa khi giải quyết TTHC cho người dân, doanh nghiệp. 

Ông Vũ Hồng Luân, Phó Chủ tịch UBND thị trấn Bích Động cho biết: “Từ khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, các TTHC được giải quyết nhanh chóng. Đặc biệt, hệ thống quản lý mới còn có thể dự đoán được số lượng hồ sơ thuộc lĩnh vực nào sẽ tăng, giảm. Từ đó lãnh đạo địa phương kịp thời nắm bắt tình hình và bố trí cán bộ phù hợp, không còn cảnh dồn việc một lúc. Ngoài ra, quy trình giải quyết hoàn toàn trên mạng nội bộ cũng góp phần tiết kiệm chi phí in ấn, giấy mực". Tính từ đầu năm đến nay, bộ phận một cửa của thị trấn tiếp nhận, giải quyết 844 hồ sơ các loại, trong đó trả trước thời hạn 277 hồ sơ, còn lại là đúng hạn.

Được biết, sau khi áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại xã Ninh Sơn và thị trấn Bích Động, đầu năm nay, UBND huyện Việt Yên phân bổ hơn 200 triệu đồng ngân sách hỗ trợ 17 xã, thị trấn còn lại trên địa bàn xây dựng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thay thế cho phiên bản cũ 9001:2008. Các xã tự đối ứng phần kinh phí còn lại để đồng bộ thực hiện, dần chuẩn hóa quy trình. Huyện phấn đấu từ nay đến cuối năm, 90% các xã, thị trấn trên địa bàn sẽ đưa vào sử dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Tương tự, đầu năm 2017, UBND phường Trần Phú (TP Bắc Giang) công bố HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Theo ông Nguyễn Mạnh Hải, Chủ tịch UBND phường, với quy trình này, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, dễ thấy, dễ lấy; người đứng đầu kiểm soát được hoạt động nội bộ cơ quan; phân công rõ trách nhiệm của từng khâu trong quá trình làm việc. Phiên bản mới cắt bỏ hoàn toàn việc sử dụng sổ tay chất lượng; giảm bớt một số khâu tích hợp hồ sơ; rút ngắn hai bước trong quá trình xử lý. Hơn một năm qua, đơn vị không để xảy ra tình trạng chậm muộn, nhầm lẫn hồ sơ như trước.

Người đứng đầu phải trực tiếp tham gia

HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được đưa vào dùng trên địa bàn tỉnh từ năm 2016, đến nay, đã có 9/51 cơ quan, đơn vị xây dựng và áp dụng, cải tiến hệ thống. Ông Phạm Xuân Thắng, Trưởng Phòng Quản lý tiêu chuẩn chất lượng, Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng (Sở KH&CN) cho biết, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nhằm cụ thể hóa quy trình làm việc, từng bước nâng cao chất lượng hệ thống như: Nhận biết rủi ro và cơ hội; kiểm soát sự thay đổi; bối cảnh tổ chức; hiểu và tương tác với các bên liên quan so với tiêu chuẩn ISO 9001:2008; đồng thời giảm bớt được nhiều khâu thực hiện, đánh giá. 

Áp dụng quy trình này, trình độ, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ, viên chức ngày một nâng cao. Đặc biệt, để quy trình đi vào hoạt động hiệu quả, bắt buộc người đứng đầu phải trực tiếp tham gia.

Từ hiệu quả thiết thực của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, cuối năm 2017, UBND tỉnh đã ban hành kế hoạch xây dựng, áp dụng phiên bản ISO mới tại các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2018-2020. Theo đó, từ nay đến hết năm 2020, dần chuyển đổi từ tiêu chuẩn IS0 9001:2008 sang 9001:2015 theo quy định của Bộ KH&CN. Hiện Sở KH&CN đã có văn bản hướng dẫn các đơn vị lên kế hoạch, dự trù kinh phí thực hiện chuyển đổi.

Trên thực tế, tại nhiều địa phương, người đứng đầu các đơn vị đã chủ động tham gia, tích cực áp dụng quy trình và bước đầu đạt kết quả. Điển hình, tại TP Bắc Giang, ông Mai Sơn, Chủ tịch UBND TP cho biết: “Ngay sau khi nhận được kế hoạch, TP đầu tư gần 1 tỷ đồng cho 16 xã, phường áp dụng, chuyển đổi, cải tiến hệ thống. Trước tiên, TP phối hợp với Sở KH&CN hướng dẫn cán bộ công nghệ thông tin tiếp cận và viết phần mềm theo phiên bản ISO 9001:2015. Chúng tôi cũng chỉ đạo toàn bộ lãnh đạo các xã, phường thực hiện nghiêm việc xử lý TTHC bằng quy trình này".

Một số ý kiến cho rằng, để chuyển đổi thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015, trước hết cần nâng cao trách nhiệm của đội ngũ lãnh đạo và bộ phận tham mưu trực tiếp của cơ quan về nội dung này. Hạn chế thay đổi vị trí công tác của cán bộ, viên chức làm việc tại bộ phận một cửa; tránh tình trạng vừa thạo việc lại luân chuyển. Các địa phương tăng cường tổ chức đào tạo, tập huấn, hướng dẫn về hoạt động duy trì và cải tiến HTQLCL cho Ban chỉ đạo ISO của từng cơ quan. Đối với cơ quan có tình trạng chậm muộn hồ sơ, cần xử lý ngay để không ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống. Người đứng đầu các địa phương phải quan tâm, tham gia trực tiếp.

Hoàng Phương