Cùng với các cấp ủy khác trong Đảng bộ thành phố, phường Phượng Sơn (thành phố Bắc Ninh) đang tập trung hoàn thiện dữ liệu hồ sơ đảng viên theo yêu cầu của Trung ương và Ban Thường vụ Thành ủy. Khối lượng hồ sơ lớn (hơn 1,3 nghìn đảng viên sinh hoạt ở 39 chi, đảng bộ), nhiều loại giấy tờ, trong khi mỗi tài liệu phải được xử lý theo cấu trúc thống nhất, đặt ra áp lực không nhỏ đối với đội ngũ cán bộ trực tiếp đảm nhiệm. Vì vậy, ngay từ đầu, Đảng ủy phường xác định cùng với bảo đảm tiến độ phải chú trọng chất lượng, tính chính xác và an toàn của từng hồ sơ.

Cán bộ Ban Xây dựng Đảng, Đảng ủy phường Phượng Sơn sử dụng bộ công cụ tự động hóa trong quá trình số hóa hồ sơ đảng viên.

Đồng chí Nguyễn Văn Mạnh, Bí thư Đảng ủy phường cho biết: “Địa phương yêu cầu rà soát, chỉnh sửa, đối chiếu toàn bộ thông tin trên Cơ sở dữ liệu 4.0 trước khi cập nhật. Các phần việc được phân công theo từng chi bộ và nhóm nhiệm vụ, từ kiểm kê hồ sơ giấy, đối chiếu thông tin đến quét tài liệu, cập nhật và xác nhận dữ liệu điện tử”.

Tuy nhiên, qua thực tế triển khai, những hạn chế của phương thức thủ công dần bộc lộ. Với mỗi hồ sơ, cán bộ phải lấy tài liệu, kiểm kê, quét từng văn bản thành tệp PDF; tạo thư mục theo từng chi bộ, đảng viên; phân loại tài liệu theo 104 nhóm văn bản; đổi tên từng tệp theo quy chuẩn, sau đó tiếp tục rà soát, ký số và cập nhật lên hệ thống. Khi số lượng hồ sơ tăng lên, những thao tác lặp đi lặp lại này tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực, đồng thời tiềm ẩn nguy cơ sai tên tệp, thiếu hoặc trùng tài liệu, không đúng cấu trúc quy định.

Từ những bất cập đó, cán bộ Ban Xây dựng Đảng Đảng ủy phường trăn trở tìm cách giảm các thao tác thủ công nhưng vẫn bảo đảm hồ sơ được kiểm soát chặt chẽ. Đồng chí Trần Thị Thu, Phó trưởng Ban đã chủ động nghiên cứu, thử nghiệm các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin. Từ yêu cầu cụ thể của công việc, đồng chí từng bước xây dựng “Bộ công cụ tự động hóa quy trình tạo lập cây thư mục phân cấp, đổi tên tệp chuẩn hóa và kiểm soát dữ liệu phục vụ số hóa hồ sơ đảng viên”.

Giải pháp tập trung vào những công đoạn có tính lặp lại cao. Sau khi chuẩn bị danh sách đảng viên và chi bộ, cán bộ nhập thông tin vào bảng mẫu; hệ thống tự động tạo cây thư mục theo cấu trúc quy định. Với tài liệu đã quét, người thực hiện lựa chọn loại văn bản trong danh mục có sẵn, hệ thống tự động đặt tên tệp theo chuẩn. Không chỉ giảm thao tác, bộ công cụ còn tích hợp chức năng kiểm soát, phát hiện và cảnh báo một số lỗi để cán bộ xử lý trước khi ký số, cập nhật hồ sơ lên hệ thống. Đồng chí Thu chia sẻ: “Bộ công cụ được xây dựng theo hướng tự động hóa những công đoạn mang tính lặp lại. Sau khi chuẩn bị danh sách đảng viên và chi bộ, cán bộ chỉ cần nhập dữ liệu vào bảng mẫu, hệ thống tự động tạo cây thư mục theo cấu trúc quy định. Đối với tài liệu đã quét Scan, cán bộ lựa chọn loại tài liệu từ danh mục có sẵn, công cụ tự động đổi tên tệp theo chuẩn. Khâu kiểm soát dữ liệu cũng được tích hợp để phát hiện và cảnh báo các lỗi, giúp cán bộ kịp thời kiểm tra, xử lý trước khi ký số và cập nhật lên hệ thống”. Hiệu quả được thể hiện rõ qua năng suất xử lý. Nếu trước đây một cán bộ chỉ hoàn thành khoảng 3-5 bộ hồ sơ mỗi ngày thì nay có thể đạt 20-30 bộ.

Đáng chú ý, việc tạo lập cây thư mục cho toàn bộ danh sách đảng viên của Đảng bộ phường được hoàn thành chỉ trong một buổi sáng. Qua đối soát, tên tệp được chuẩn hóa theo quy định, không phát sinh lỗi cú pháp trong quá trình kiểm tra. Thời gian được rút ngắn nhưng yêu cầu về độ chính xác vẫn được đặt lên hàng đầu; cán bộ có thêm điều kiện tập trung vào những phần việc cần đối chiếu, xác thực trực tiếp.

Việc triển khai được thực hiện theo phương châm “Làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu khai thác được đến đó”, hướng tới xây dựng nguồn thông tin “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”. Các nhóm hồ sơ được xác định theo thứ tự ưu tiên, trước hết là hồ sơ cán bộ thuộc diện cấp ủy quản lý, cán bộ chủ chốt và những trường hợp thường xuyên cần khai thác. Rà soát, chỉnh lý và cập nhật được tiến hành đồng thời, hạn chế tình trạng thông tin thiếu hoặc chưa thống nhất. Theo Bí thư Đảng ủy phường Nguyễn Văn Mạnh, đến nay Đảng ủy phường đã chuẩn hóa dữ liệu của 100% tổ chức đảng và đảng viên; chỉnh lý, quét 99,2% hồ sơ đảng viên. Thời gian tới, địa phương tiếp tục rà soát, cập nhật thông tin, hoàn thiện các phần việc còn lại theo yêu cầu của Trung ương và Thành ủy.

Không chỉ đáp ứng yêu cầu trước mắt, dữ liệu sau khi được chuẩn hóa còn tạo nền tảng để khai thác, sử dụng lâu dài, phục vụ triển khai Sổ tay đảng viên điện tử và các thủ tục hành chính trong Đảng trên môi trường số. Đáng chú ý, sáng kiến đã giúp cán bộ cơ sở giảm đáng kể các thao tác thủ công, dành nhiều thời gian hơn cho việc rà soát, đối chiếu và hoàn thiện hồ sơ; đồng thời rút ngắn thời gian xử lý, giảm áp lực công việc và nâng cao chất lượng dữ liệu. Với đặc thù thông tin quan trọng, dữ liệu được tổ chức trong hệ thống nội bộ, không qua bên thứ ba, kết hợp các bước xác thực và ký số, góp phần bảo đảm an toàn, bảo mật trong quá trình xử lý.

Từ hiệu quả thiết thực tại phường Phượng Sơn, bộ công cụ đã được chia sẻ, triển khai tại nhiều địa phương trong và ngoài thành phố Bắc Ninh, góp phần lan tỏa cách làm linh hoạt, phù hợp với yêu cầu công việc ở cơ sở.

Việc đúng làm ngay, vướng mắc chủ động tháo gỡ

BẮC NINH - Đảng ủy các xã, phường đang tập trung đổi mới phương thức lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành theo hướng sâu sát, quyết liệt, hiệu quả. Tinh thần “việc đúng phải làm ngay, vướng mắc chủ động tháo gỡ” trở thành yêu cầu trong thực thi công vụ ở các địa phương, qua đó góp phần đưa chủ trương, nghị quyết nhanh chóng đi vào cuộc sống.

Tiếng nói từ cơ sở: Phân công đảng viên phụ trách nhóm hộ

BẮC NINH - Để thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị và phong trào thi đua ở địa phương, theo đồng chí Nguyễn Văn Khải, Bí thư Chi bộ tổ dân phố Tân Liễu (phường Yên Dũng, thành phố Bắc Ninh), các chi bộ cần làm tốt việc phân công nhiệm vụ cho đảng viên.  

Thực hiện Nghị quyết số 24 của Bộ Chính trị: Trao quyền gắn với trách nhiệm

BẮC NINH - Trao quyền gắn với trách nhiệm, phân quyền đi đôi với kiểm soát sẽ tạo không gian để cán bộ chủ động hành động, yên tâm đổi mới, dám làm, dám chịu trách nhiệm vì lợi ích chung. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm khắc phục tâm lý né tránh, sợ trách nhiệm.