Cán bộ Sở Khoa học và Công nghệ kiểm tra công tác thực hiện ISO tại Phòng Quản lý đô thị (TP Bắc Giang).

Nhiều tồn tại

Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO là chuẩn hóa quy trình xử lý, giúp người đứng đầu kiểm soát được quá trình giải quyết công việc nội bộ, qua đó nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công. Tuy nhiên, để áp dụng chuẩn hệ thống, các cơ quan phải ban hành sổ tay chất lượng và một số quy trình bắt buộc như: Giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); kiểm soát tài liệu, hồ sơ; đánh giá nội bộ…; đồng thời tuân thủ chặt chẽ các bước đã xây dựng. Nói cách khác, ISO chuẩn hóa mọi hoạt động theo hướng rõ ràng, công khai, minh bạch.

Hiệu quả là vậy song thực tế tại một số đơn vị, việc thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO còn mang tính hình thức, chưa thực sự sâu rộng và khai thác hết hiệu quả. Từ tháng 5-2017 đến nay, UBND tỉnh thành lập 5 tổ kiểm tra về cải cách hành chính, công nghệ thông tin, ISO tại 9 sở và 5 UBND cấp huyện. Qua đó nhận thấy nhiều văn bản chưa được cập nhật thường xuyên, công tác lưu trữ hồ sơ liên quan thiếu khoa học; chưa xây dựng được kế hoạch đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo đơn vị. Một số nơi còn tình trạng lãnh đạo không tham gia thực hiện quy trình mà “khoán trắng” cho cán bộ chuyên môn… 

Đơn cử tại huyện Sơn Động, tháng 1-2017, UBND huyện đã tự công bố mở rộng HTQLCL với phạm vi áp dụng ở 13 lĩnh vực và 305 quy trình song vẫn còn hiện tượng “làm tắt” ở một số phòng, ban. Ví như giải quyết TTHC cho người dân ở lĩnh vực tài nguyên, môi trường, theo quy trình xây dựng phải có khâu tích trên phần mềm nhưng cán bộ chưa thực hiện nghiêm; thời gian xử lý hồ sơ cũng không bảo đảm, 6 tháng đầu năm, huyện còn hơn 1 nghìn hồ sơ thuộc lĩnh vực này bị quá hạn. Lý giải vấn đề này, chị Nguyễn Thị Ngân, cán bộ “một cửa” huyện chia sẻ: “Chúng tôi làm ISO là phải tuân theo quy trình và thời gian nghiêm ngặt nhưng tại thời điểm đầu năm 2017, các văn bản quy định về đất đai còn chưa đồng nhất, có quy định mới phải xin ý kiến cấp trên. Cùng đó, số lượng hồ sơ nhiều, cơ quan phải thuê đơn vị tư vấn song họ thường để chậm dẫn đến thời gian giải quyết kéo dài”. Tình trạng trên cũng diễn ra tại hai huyện Lục Nam, Yên Thế.

Việc ban hành mục tiêu chất lượng là nền tảng của quy trình ISO, phải được xây dựng ngay từ đầu năm, qua đó xác định rõ nhiệm vụ, mục đích phấn đấu của từng cơ quan. Tại huyện Lục Ngạn, UBND huyện đã ban hành mục tiêu chất lượng năm 2017 nhưng đến thời điểm hiện tại vẫn còn 2/3 phòng, ban chưa thực hiện hoạt động này. Tương tự, việc đánh giá nội bộ còn thiếu tính khách quan, dẫn đến khó phát hiện những hạn chế để kịp thời khắc phục, cải tiến hệ thống. Đến nay, huyện chưa có quy trình nào được mở rộng.

Đề cao vai trò người đứng đầu

Xác định cấp trên phải gương mẫu, đi đầu thì mới huy động được cấp dưới vào cuộc. Vì thế ở UBND TP, các lãnh đạo đều trực tiếp vào tài khoản, thao tác, xử lý công việc trên phần mềm theo đúng quy trình ISO đã xây dựng. Nhờ vậy, việc giải quyết TTHC cho người dân, doanh nghiệp nhanh, chính xác hơn và số hồ sơ phải trả bổ sung giảm so với trước đây". Ông Mai Sơn, Chủ tịch UBND TP Bắc Giang.

HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được triển khai trên địa bàn tỉnh từ năm 2007. Đến nay, đã có 51 cơ quan, đơn vị xây dựng và áp dụng, cải tiến hệ thống. 

Về những hạn chế đang gặp, ông Phạm Xuân Thắng, Trưởng phòng Quản lý tiêu chuẩn chất lượng, Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng (Sở Khoa học và Công nghệ) cho rằng, nguyên nhân do một số cán bộ, công chức có trình độ nghiệp vụ, năng lực hạn chế, kiêm nhiệm nhiều việc. Bên cạnh đó, văn bản pháp luật thường xuyên sửa đổi, bổ sung, thay thế, trong khi cơ sở vật chất và nguồn nhân lực thực hiện chưa đáp ứng, khiến việc bổ sung quy trình về TTHC theo tiêu chuẩn ISO gặp nhiều khó khăn. Người đứng đầu một số cơ quan, đơn vị chưa quan tâm vào cuộc quyết liệt. 

Từ năm 2015 đến nay, UBND tỉnh đã hai lần ban hành quyết định sửa đổi, bổ sung bộ TTHC. Trong khi quy định yêu cầu sau ba tháng phải cập nhật xong các văn bản mới. Muốn đáp ứng được điều này đòi hỏi phải có cán bộ chuyên trách của các phòng, ban. Thế nhưng thực tế tại các huyện, TP không có cán bộ chuyên trách về ISO mà chủ yếu là kiêm nhiệm nên hiện tại hoạt động này vẫn chưa thực hiện xong.

Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO góp phần thay đổi tác phong của đội ngũ cán bộ, công chức, nâng chất lượng cung cấp dịch vụ công của các cơ quan hành chính. Để đạt được kết quả như mong muốn đòi hỏi người đứng đầu đơn vị phải tích cực vào cuộc. Thực tế, nơi nào lãnh đạo quan tâm sát sao, chủ động tham gia quy trình thì nơi đó công tác cải cách hành chính đạt hiệu quả cao. 

Ông Mai Sơn, Chủ tịch UBND TP Bắc Giang cho biết: Xác định cấp trên phải gương mẫu, đi đầu thì mới huy động được cấp dưới vào cuộc. Vì thế ở UBND TP, các lãnh đạo đều trực tiếp vào tài khoản, thao tác, xử lý công việc trên phần mềm theo đúng quy trình ISO đã xây dựng. Nhờ vậy, việc giải quyết TTHC cho người dân, doanh nghiệp nhanh, chính xác hơn và số hồ sơ phải trả bổ sung giảm so với trước đây. Chỉ trong 9 tháng đầu năm nay, bộ phận “một cửa” TP tiếp nhận hơn 57,5 nghìn hồ sơ, trong đó trả trước hạn và đúng hạn gần 54 nghìn hồ sơ, còn lại đang giải quyết”.

Nhiều ý kiến cho rằng, để nâng cao hiệu quả áp dụng HTQLCL tiêu chuẩn ISO tại đơn vị hành chính, trước hết cần tăng cường tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn, hướng dẫn về hoạt động duy trì và cải tiến HTQLCL cho Ban chỉ đạo ISO của từng cơ quan. Đẩy mạnh tuyên truyền, nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc tuân thủ quy trình. Mặt khác, các cơ quan, đơn vị cần quan tâm công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá nội bộ quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý để kịp thời khắc phục những khó khăn, vướng mắc ngay từ lúc mới phát sinh.

Nhật Tiến